Es probable que hayas tenido la sensación de que más de una vez ha sido poco eficiente la reunión del comité, o que los temas tratados no necesariamente estaban previstos o que se va saltando de uno a otro sin ningún orden, o más crítico aún, que de las acciones acordadas en reuniones anteriores no hay un seguimiento a su implementación; surge entonces la necesidad de aprovechar mejor el tiempo de reunión del Comité de Seguridad y Salud.
Cambiar esta sensación, implica modificar la forma de preparar, conducir y hacer seguimiento a los acuerdos, lo que nos plantea la necesidad de implementar nuevas formas de coordinación.
Video de Proikos de Comité y Seguridad en el Trabajo
A través de pasos sencillos podemos lograr optimizar la productividad de cada reunión del Comité de Seguridad y Salud.
Pasos para una eficaz reunión del comité de seguridad y salud
Antes
1º.-Definir los puntos a tratar y plantear un mínimo esquema que permita seguir un orden.
2º.-Enviar con al menos 3 días de antelación todo el material de referencia imprescindible que los asistentes deben haber leído, para no perder el tiempo leyéndolo una vez comenzada la reunión.
3º.-Inducir a los participantes de la reunión que se preparen, que lean el material de referencia y preparen sus aportaciones.
4º.-Utilizar herramientas colaborativas que permitan a cada miembro añadir comentarios o puntos a tratar si lo considera relevante, de modo que no tome por sorpresa a nadie y, si es posible, se pueda abordar o tener en cuenta en la misma reunión.
Durante
Las reuniones para ser productivas, deben iniciar de forma puntual, sin perder tiempo a la espera de los asistentes y evitando temas que no se encuentran relacionados a los planteados por la agenda. Adicionalmente se recomienda lo siguiente:
Utilizar una figura de moderador, normalmente quien convoca, de modo que conduzca los temas según lo establecido y sepa reconducir cuando se bloquee algún punto o cuando se caiga en un diálogo excesivo. Hay que saber abordar los puntos para los que se convoca y no perderse en conversaciones que no llevan a nada.
Establecer acuerdos claros y concretos: estableciendo en el acta, acciones, plazos y responsables.
Después
La coordinación, para la ejecución de las acciones acordadas; es tal vez lo más importante, por lo que es útil recurrir de nuevo a herramientas colaborativas en las que se indiquen esas acciones y se permita trabajar en equipo, de modo que se pueda seguir el proceso, indicando a cada implicado, cuándo termina una tarea o si existe una incidencia destacable que debieran conocer los demás miembros del comité.
