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Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo: ¿Cómo conseguir reuniones eficaces y productivas?

Categoría: Seguridad
Categoría: Seguridad

Publicado el 17 julio, 2015

El tiempo estimado de lectura es de 2 minutos

Es probable que hayas tenido la sensación de que más de una vez ha sido poco eficiente la reunión del comité, o que los temas tratados no necesariamente estaban previstos o que se va saltando de uno a otro sin ningún orden, o más crítico aún, que de las acciones acordadas en reuniones anteriores no hay un seguimiento a su implementación; surge entonces la necesidad de aprovechar mejor el tiempo de reunión del Comité de Seguridad y Salud.

 

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Cambiar esta sensación, implica modificar la forma de preparar, conducir y hacer seguimiento a los acuerdos, lo que nos plantea la necesidad de implementar nuevas formas de coordinación.

 

Video de Proikos de Comité y Seguridad en el Trabajo

 

 

A través de pasos sencillos podemos lograr optimizar la productividad de cada reunión del Comité de Seguridad y Salud.

Pasos para una eficaz reunión del comité de seguridad y salud

 

Antes 
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1º.- Definir los puntos a tratar y plantear un mínimo esquema que permita seguir un orden.

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2º.- Enviar con al menos 3 días de antelación todo el material de referencia imprescindible que los asistentes deben haber leído, para no perder el tiempo leyéndolo una vez comenzada la reunión.

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3º.- Inducir a los participantes de la reunión que se preparen, que lean el material de referencia y preparen sus aportaciones.

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4º.- Utilizar herramientas colaborativas que permitan a cada miembro añadir comentarios o puntos a tratar si lo considera relevante, de modo que no tome por sorpresa a nadie y, si es posible, se pueda abordar o tener en cuenta en la misma reunión.

 

 

Durante 

Las reuniones  para ser productivas, deben iniciar de forma puntual, sin perder tiempo a la espera de los asistentes y evitando temas que no se encuentran relacionados a los planteados por la agenda. Adicionalmente se recomienda lo siguiente:

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Utilizar una figura de moderador, normalmente quien convoca, de modo que conduzca los temas según lo establecido y sepa reconducir cuando se bloquee algún punto o cuando se caiga en un diálogo excesivo. Hay que saber abordar los puntos para los que se convoca y no perderse en conversaciones que no llevan a nada.

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Establecer acuerdos claros y concretos: estableciendo en el acta, acciones, plazos y responsables.

 

Después
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La coordinación, para la ejecución de las acciones acordadas; es tal vez lo más importante, por lo que es útil recurrir de nuevo a herramientas colaborativas en las que se indiquen esas acciones y se permita trabajar en equipo, de modo que se pueda seguir el proceso, indicando a cada implicado, cuándo termina una tarea o si existe una incidencia destacable que debieran conocer los demás miembros del comité.

 

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 Ing. Darwin Romero

 

Webgrafía:
http://www.proyectosagiles.org/como-funciona-scrum
http://www.ideas.com.uy/servicios/como-conducir-reuniones-efectivas/
http://es.workmeter.com/blog/bid/166186/Reuniones-eficaces-12-consejos-a-seguir
http://javiermegias.com/blog/2010/04/implantar-un-cultura-de-reuniones-eficaces-1/

Fuente Gráfica: www.freepik.es

 

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